GRCOT - Contacts personnes

   Cette transaction permet de centraliser toutes les personnes physiques ou morales en relation avec votre société. Les contacts peuvent être créés automatiquement à partir des tiers ou des gestionnaires. Il est également possible de définir simplement des contacts.
Vous pouvez donc capitaliser et centraliser l'information sur ces contacts et ainsi améliorer la qualité des relations entre ces derniers et votre entreprise.

   Trois fonctions sont paramétrables sur les contacts :
- le contrôle de doublon ;
- l'historisation d'un contact ;
- la propagation de certaines informations sur d'autres contacts.
Ces fonctions sont définies dans le paramétrage des contacts (GRPCO).

   Remarque : vous pouvez paramétrer les caractéristiques que vous souhaitez définir sur vos contacts (transaction GRCAC).

   Les mnémoniques GRCOT, GRCOTS gèrent les contacts de type "Personnes" et GRCOTO, GRCOTOS ceux de type "Organismes".

   Cette transaction utilise la "suppression logique", sauf indication contraire.

   Remarque : cette transaction gère le glisser-déposer des contacts.

    Ne pas rédiger de commentaires excessifs ou insultants et ne pas indiquer de données sensibles (origine raciale, opinions politiques ou religieuses, données de santé, n° de sécurité sociale, etc.).

   Ce champ permet, à la manière d'un moteur de recherche, de retrouver un contact. Les champs impliqués dans cette recherche sont définis dans le champ "Texte" des occurrences des paramètres AFFCOTP et AFFCOTO.
Par défaut, l'occurrence utilisée est "1", mais il est possible d'utiliser une autre occurrence en modifiant la valeur par défaut du champ "WOCCAFF".

   Code alphanumérique identifiant le contact. Il peut être généré automatiquement via le rôle.

   Permet de proposer la nature et le rôle du contact.

   Suivant la valeur utilisée, les caractéristiques idoines seront proposées dans les caractéristiques associées au contact.

   Possibilité d'associer une photo au contact.

   Ce champ utilise la fonction de document associé. L'entité correspondant à la photo est la première entité (GTDEN) définie dans le paramètre DEN associé au mnémonique. Par défaut l'entité est "PHOTO_CONTACT". Pour activer cette fonctionnalité, il faut définir le type de document (GTDTY) et l'association entité-type (GTDAE).

   Remarque : dans la gestion du type de document (GTDTY), il est conseillé de définir dans les chemins le nom du type suivi du contact.
Exemple pour un type se nommant XRM_PHOTO : XRM_PHOTO\$P01.

   Le matricule identifie un contact, il peut être généré automatiquement via le rôle.

   A cocher pour indiquer qu'il s'agit d'un contact stratégique.

   Indique si le contact est interne, externe ou un organisme.

   Définit les gestionnaires affectés à ce contact.

   Permet de définir les moyens autorisés pour communiquer avec le contact.

   Le contact souhaite communiquer par messagerie ou non.

   Le contact peut être contacté par téléphone ou non.

   Permet de définir si le contact souhaite être contacté par fax.

   Le contact accepte ou non de recevoir des visites.

   Le contact accepte ou non de faire partie des compagnes marketing.

   Si coché, cela signifie, à titre indicatif, que le contact est lié à un tiers via les liens (GRLCE).

   Si coché, cela signifie, à titre indicatif, que le contact est lié à un prospect via les liens (GRLCE).

   Si coché, cela signifie, à titre indicatif, que le contact est lié à un client via les liens (GRLCE).

   Si coché, cela signifie, à titre indicatif, que le contact est lié à un fournisseur via les liens (GRLCE).

   Si coché, cela signifie, à titre indicatif, que le contact est lié à un contact de type "Organisme" via les liens (GRLCE).

   Permet d'afficher les documents liés au contact.

   Document associé au contact.

   Ce champ utilise la fonction de document associé. L'entité correspondant aux documents est la troisième entité (GTDEN) définie dans le paramètre DEN associé au mnémonique. Par défaut l'entité est "DOC_CONTACT". Pour activer cette fonctionnalité, il faut définir le type de document (GTDTY) et l'association entité-type (GTDAE).

   Remarque : dans la gestion du type de document (GTDTY), il est conseillé de définir dans les chemins le nom du type suivi du contact.
Exemple pour un type se nommant XRM_DOC : XRM_DOC\$P01.

   L'acronyme "DUNS" ou "D-U-N-S", est un système, qui assigne un identifiant numérique unique, à chaque personne morale.
Le code DUNS est composé de neuf chiffres.

   Regroupe les informations professionnelles relatives au contact.

   Coordonnées en abscisse et en ordonnée.

   Longitude et latitude.

   Permet de qualifier la qualité de la relation entretenue entre ce contact et votre société.

   Coordonnées de la personne gérant l'agenda du contact.

   Regroupe les informations personnelles relatives au contact.

   Informations relatives à l'adresse personnelle.

   Coordonnées en abscisse et en ordonnée.

   Longitude et latitude.

   Informations relatives au lieu de naissance.

   Zones libellés : champs laissés libres à l'utilisateur.

   Les libellés 6 et 7 peuvent également permettre de saisir le nom et prénom du conjoint du contact.
Il s'agit de données sensibles soumises au règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD).

   Ce champ permet de gérer la propagation de certaines informations identifiées dans le paramétrage des contacts (GRPCO) pour la fonction de "Propagation" sur les contacts ayant la même valeur saisie dans cette zone de référence.

   Exemple : les contacts "1" et "2" ont la valeur "A" dans ce champ. Lors de la modification du contact "1", les données identifiées dans le paramétrage des contacts (GRPCO) sont répercutées sur le contact "2". La modification du contact "2" aura le même effet sur le contact "1".

   Zones dates : champs laissés libres à l'utilisateur.

   La date 6 peut également permettre de saisir la date de naissance du conjoint du contact.
Il s'agit d'une donnée sensible soumise au règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD).

   Zones numériques : champs laissés libres à l'utilisateur.

   Zones identifiants (10 caractères) : champs contrôlés ou libres suivant la définition des occurrences I01QRCOT à I05QRCOT du paramètre AUTQRM.

   Zones identifiants longs : champs laissés libres à l'utilisateur (20 caractères maximum).

   Zone utilisateur laissée libre et utilisée dans les diverses extractions.

   Ces zones peuvent également permettre de saisir le numéro de sécurité sociale et la clé du contact.
Il s'agit de données sensibles soumises au règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD).

   Regroupe les informations subsidiaires du contact.

   La provenance est automatiquement affectée à "PROSPECT" lorsqu'un contact est à l'origine de la création d'un prospect et que celui-ci est transformé en tiers par le traitement de duplication des tiers (DTIE).

   Permet de savoir si le contact est lié à une autre entité.
Les documentations "Création automatique des contacts depuis les gestionnaires", "Création automatique des contacts depuis les adresses du tiers" et "Aide à la saisie des prospects" indiquent les différentes interactions avec l'entité d'origine.

   Contient les destinations primaires effectives de l'adresse de tiers (GTIA) liée au contact. Ce champ est géré automatiquement lorsque le contact est lié à un tiers.

   Le gestionnaire origine est renseigné si le contact est associé à un gestionnaire. Dans ce cas, l'origine vaut "G".

   Contact supérieur.

   Permet de renseigner l'utilisateur du contact.

   Ce champ permet de gérer la propagation de certaines informations identifiées dans le paramétrage des contacts (GRPCO) pour la fonction de "Propagation". La propagation est réalisée entre les contacts ayant la même valeur saisie dans cette référence.

   Exemple : le contact 1 et le contact 2 ont la valeur "A" comme référence. Lors de la modification du contact 1, les données identifiées dans le paramétrage des contacts (GRPCO) seront répercutées sur le contact 2. La modification du contact 2 aura le même effet sur le contact 1.

   Remarque : cette fonctionnalité de propagation peut s'étendre sur les caractéristiques de contacts ayant la propriété "Propagation".

   Lors de la création d'un contact, un contrôle d'unicité est effectué suivant le paramétrage des contacts (GRPCO).
Si ce contrôle fait apparaître un doublon, la consultation de "Visualisation des doublons de contact" (CRVDCO) permet de visualiser les contacts étant potentiellement des doublons.
Si après vérification, il s'avère qu'il ne s'agit pas de doublons, lors de la validation des modifications du contact, ces exceptions de doublons seront mémorisées (GREDC).

   Permet l'import et l'export de données vCard.

   Les fichiers de type vCard (.vcf) sont utilisés pour le transfert de données entre logiciels de messagerie.
L'export des données sous format vCard est possible en utilisant la fonction de fusion.
Remarque : Il est aussi possible de faire de l'export de fichier vCard depuis l'édition des contacts.

   Type de l'agenda.

   Permet de définir un agenda pour le contact. Tous les droits inhérents à l'agenda s'appliqueront sur le contact.

   Etablissement de l'agenda.

   A utiliser en mode "Recherche" pour sélectionner les contacts liés aux différentes entités (GRLCE).

   Suite à l'ajout d'une entité :
- il est possible d'affecter une liste de valeur aux champs utilisés en définissant une liste de valeurs « en fonction de son utilisation dans le programme » ;
- il est possible d'avoir l'intitulé de la donnée en créant un champ le type "légende" pour l'entité. Ce dernier doit être de la forme : "Y" + le nom de l'entité. Exemple : pour un dossier de contentieux, créer un champ "YOMCTI". Automatiquement, la valeur de ce champ sera retournée dans l'intitulé lorsque l'entité "Contentieux" sera utilisée.

   Lors de la modification d'un contact avec une référence de propagation, les informations choisies dans le paramétrage des contacts (GRPCO) seront reportées sur les contacts ayant cette même valeur de référence.

   Certaines informations sur le contact peuvent être mise à jour. Les valeurs précédemment saisies pouvant être utiles, il est possible d'historiser le contact avant d'enregistrer les modifications.
L'historique des contacts est visible dans la consultation CRCOH.

   Il est possible de créer des liens d'associations dans les contacts personnes simplifiés ou les contacts organismes simplifiés.
Pour ce faire, lors de la sélection d'un contact dans la gestion des contacts simplifiés, un bouton "Associé" apparaîtra, si dans la transaction d'origine un tiers, un client, un fournisseur ou un contact organisme est renseigné. Ce bouton n'apparaîtra qu'à condition que le contact sélectionné n'ait pas déjà un lien avec l'entité origine.
Pour ne rechercher que les contacts ayant un lien avec l'entité d'origine, il suffit de cocher "Prise en compte des liens" pour restreindre la recherche aux contacts ayant un lien avec l'entité amont.

   Lors de la suppression d'un contact, plusieurs autres données peuvent être supprimées ou modifiées :
- GREVT - Evènements ;
- GRUTR - Utilisation des ressources ;
- GRINV - Invités d'évènement ;
- GRCRP - Gestion des participants au compte rendu ;
- GRCOE - Association contact-établissements ;
- GRCCO - Composition des contacts ;
- GRELC - Personnes d'une liste ;
- CRCOH - Historique des contacts personnes ;
- GRCAC - Caractéristiques associées au contact ;
- CRCAH - Historique des caract. associées au contact ;
- GNERE - Equivalence ressources ;
- GREDC - Gestion des exceptions de doublons de contacts ;
- GNRES - Ressources ;
- GNERE - Equivalence ressources ;
- GTIDOC - Documents ;
- GRLCE - Gestion des liens contact entités ;
- GROPX - Gestion des opportunités ;
- CRHOP - Historique des opportunités ;
- GRLOC - Gestion de liens opportunité-contacts ;
- GRTIC - Gestion des tickets ;
- GRATCP - Associations ticket-contacts ;
- GOPP - Opportunités : prospects ;
- GNLET - Liens d'entités ;
- GECOA - Contacts de la consultation ;
- GECOP - Gérer votre équipe ;
- GEAEF - Associations entité - famille articles.

   Attention : les dates de création des données listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées.

   Permet de référencer les entités associées à la photo du contact et aux documents du contact. La liste des entités doit être séparée par une virgule.
Par défaut vous avez : "PHOTO_CONTACT,DOC_CONTACT".

   Les documents dématérialisés relatifs au contact peuvent être associés grâce à l'icône . Pour ouvrir un document, utilisez l'icône .

   Permet, lorsque la valeur est égale à "O", de supprimer physiquement un contact de la base de données. Sinon, la suppression d'un contact est logique, c'est-à-dire que l'état prend la valeur "S" (supprimé).

   Lorsque la valeur de ce paramètre est "O", cela permet de modifier le comportement de la transaction lorsqu'elle est appelée en synchronisation.
Si le code contact n'est pas renseigné et que la recherche ne tient pas compte d'un lien, la recherche ne s'exécute pas automatiquement.
Si le contact est renseigné ou si des critères de lien sont renseignés, la recherche s'exécutera automatiquement.

   Lorsque la valeur de ce paramètre est "ORG", cela indique que le mnémonique gère les contacts de type "Organisme".

   A utiliser pour activer la visualisation et les contrôles suivant l'agenda du contact.
- AGD : droits selon l'agenda actifs lors de la recherche de données et lors de la création, modification et suppression ;
- AGDCTL : droits actifs lors de la création, modification et suppression.