Glossaire e-Achats

   Il s'agit d'une entité en amont du dossier d'achats. Son principal intérêt est de regrouper plusieurs dossiers d'achats différents, mais liés à un même projet d'achats.

   A créer par établissement : non.
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Classeurs (GECLR)

   Connue aussi sous l'acronyme "RFx", elle représente l'ensemble des documents élaborés par l'équipe achat, destinée aux offreurs intéressés par le marché et dans lesquelles ils doivent trouver les éléments utiles et nécessaires pour l'élaboration de leurs candidatures et de leurs offres (règlement de consultation, acte d'engagement, cahier des charges, critères de notation des offres, date limite de remise des offres, etc.).

   A créer par établissement : oui.
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Consultations (GECSL)

   Il s'agit d'une procédure par laquelle l'équipe achats (pouvoir adjudicateur) recherche un ou plusieurs fournisseurs ad hoc, capables de répondre à un besoin : pour cela, elle demande à différents offreurs de faire une ou plusieurs propositions commerciales chiffrées en réponse à la formulation de ce besoin de produits, services ou prestations.
Les dossiers d'achats peuvent être de complexités diverses selon leur finalité (appel d'offres, renégociation de contrat, contractualisation directe, etc.). De ce fait, il est possible qu'ils soient constitués d'une ou de plusieurs consultations et que leur workflow soit différent.

   A créer par établissement : oui.
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Dossiers d'achats (GEDOS)

   La notion d'héritage de documents permet d'associer automatiquement des documents au dossier d'achats, à la consultation ou aux détails de la consultation.
Les documents à faire suivre doivent être préalablement associés aux classes de dossiers et/ou aux types de consultations avec la notion d'association automatique renseignée.

   Deux méthodes pour mettre en place cet héritage :

   1 - Tous les documents concernant les e-Achats sont stockés en base de données. L'héritage peut se faire de façon interactive, dès la création du dossier d'achats. Pour cela, la valeur testée 1 de l'occurrence HERIDOC du paramètre AUTQEA doit valoir "A".

   2 - Dans le cas contraire, il faut ajouter le traitement par étape d'héritage des documents dans le workflow du type de consultations : vous retrouverez alors les documents associés à votre dossier après passage de ce traitement. Pour cela, la valeur testée 1 de l'occurrence HERIDOC du paramètre AUTQEA doit valoir "I" (fonctionnement standard).

   Il s'agit de la proposition commerciale qu'un offreur renvoie pour répondre aux besoins exprimés par la consultation à laquelle il participe.

   A créer par établissement : oui.
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Offres (GEOFF)

   Il s'agit d'une personne qui offre un bien, un service, etc. (par opposition à un demandeur).
Il peut être de deux types : un fournisseur ou un prospect.

   Il s'agit d'un acronyme métier qui signifie "demande de". Il représente un "type" de consultation.

   Les trois types de consultation standard sont :

   - RFI : Request For Informations, en français, demande d'informations. Elle consiste à émettre aux offreurs potentiels une simple demande présentant le contexte et les objectifs du dossier d'achats, pour connaître leurs produits et services proposés. Elle n'implique pas nécessairement de demande de prix détaillée.
Les RFI sont généralement utilisées pour étudier un marché ou effectuer une pré-étude de consultation ; elles sont utilisées pour faire du "marketing achat" ou une première "cote mal taillée" d'un marché.
La RFI est envoyée en début de phase de sélection mais reste un document optionnel. Elle est généralement suivie d'une RFQ ou d'une RFP.

   - RFP : Request For Proposal, en français, demande de proposition. Il s'agit d'un ensemble de documents envoyés aux offreurs qui participeront à la consultation. Ils présentent les modalités, les réponses attendues sur le fond et sur la forme, les prérequis contractuels ou légaux, les dates limites de réponse et le calendrier de la consultation.
Bien que ces documents décrivent le résultat attendu, il ne donne pas toutes les prérogatives à suivre pour arriver à cette fin : les offreurs potentiels doivent bien évidemment faire une offre tarifée, mais également répondre par une proposition complète, incluant notamment une description technique de la solution proposée.
De ce fait, de toutes les RFx, la RFP représente le plus gros travail d'analyse pour l'acheteur : en plus de la proposition commerciale et contractuelle, il doit également étudier les propositions techniques et opérationnelles associées.

   - RFQ : Request For Quotation, en français, demande de devis. Comme la RFP, il s'agit d'un ensemble de documents envoyés aux offreurs qui participeront à la consultation. La RFQ concerne des produits relativement courants. Toujours comme la RFP, ces documents présentent les modalités de la consultation, les réponses attendues sur le fond et sur la forme, les prérequis contractuels ou légaux, les dates limites de réponse et le calendrier de la consultation. Cependant, contrairement à la RFP, la demande de devis est précise, les articles sont ciblés et l'offreur proposant l'offre la plus pertinente en fonction de critères définis est généralement retenu.

   Cette notion s'applique aux consultations et aux offres.
Lorsqu'une consultation n'apporte pas le résultat attendu, après avoir étudié les blocages, l'équipe achats peut décider de la réviser en créant un nouveau round : le besoin restera identique mais sera agrémenté de quelques adaptations.
Même chose pour les offres : après négociation, l'offreur renvoie son offre avec des tarifs différents : un nouveau round peut être créé car il s'agit de la même offre révisée.
Le round peut être assimilé à un numéro de version et permet de conserver un historique si nécessaire.

   Elle constitue une solution alternative, à l'initiative de l'offreur, aux spécifications prévues dans la solution de base décrite dans les documents de la consultation.