Cette transaction permet d'initier la saisie du dossier d'achats. Ce dernier peut être défini comme une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande généralement à différents offreurs (fournisseurs référencés ou prospects) de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation de son besoin de produit, service ou prestation.
Le dossier est un niveau obligatoire à la saisie. Il regroupe toutes les consultations nécessaires au projet d'achats.
C'est lui qui porte la classe et de ce fait pilote le workflow des consultations rattachées. Il impose également la devise dans laquelle devront être exprimées les offres en retour.
Un dossier simple ne comportera qu'une consultation, alors qu'un complexe pourra être découpé en plusieurs consultations, éventuellement de types différents (RFI, RFP, etc.).
Pour les achats très complexes, plusieurs dossiers d'achats seront peut-être nécessaires. Ces derniers pourront alors être regroupés au sein d'un même classeur (GECLR) pour marquer leur interdépendance.
Le dossier d'achats référence la globalité des acteurs qui interviendront, que ce soit l'équipe des acheteurs (gestionnaires associés) ou l'équipe des offreurs sélectionnés (offreurs associés) et qui pourront, par la suite, être répartis sur les différentes consultations.