Les consultations, également connues sous l'acronyme "RFx", permettent de mettre en place un processus plus ou moins complexe, ayant pour finalité de sélectionner le ou les offreurs finaux.
La consultation représente l'ensemble des documents (besoins, cahiers des charges, critères d'attribution, etc.) élaborés par l'équipe des acheteurs, destinés aux offreurs sélectionnés, dans lesquels, ces derniers doivent trouver tous les éléments utiles pour l'élaboration de leurs candidatures et de leurs offres.
C'est le niveau principal du dossier d'achats car ce sont les informations de la consultation qui seront envoyées aux offreurs. Les offres en retour seront directement liées à la consultation.
Le fonctionnement de la consultation est dicté par sa typologie (Types de consultation (GETCS)), mais également par les choix effectués lors de sa conception.
En effet, une consultation peut :
- être lotie ;
- avoir des natures d'achats précisées ;
- autoriser une seule offre ou plusieurs offres par offreur ;
- autoriser ou non les offres possédant des articles de substitution ;
- imposer le tarif obligatoire dans l'offre si celle-ci est lotie et/ou est détaillée par nature d'achats.
Une particularité de la consultation est qu'elle peut être révisée et donner lieu à un second "round". Par exemple, si les réponses des offreurs ne correspondent pas aux attentes des acheteurs, ces derniers revoient leurs attentes et prérogatives et génèrent un nouveau round pour les mettre à jour. La consultation précédente passe à l'étape d'abandon et une nouvelle consultation identique est générée avec les mêmes caractéristiques si ce n'est un numéro de round incrémenté. Cette dernière est par la suite modifiée en conséquence par les acheteurs et envoyée de nouveau à l'ensemble des offreurs.
Selon le paramétrage du type de consultation (GETCS), les informations du dossier peuvent être reprises automatiquement sur la consultation lors de sa création.
La consultation évolue dans le temps en changeant d'étape. Cette dernière représente l'étape à laquelle se situe la consultation, c'est-à-dire l'étape du dernier traitement (ou édition) qui a été effectué sur cette consultation.
Selon le paramétrage de la classe de dossiers, les traitements par étape peuvent être lancés soit de façon traditionnelle (bouton "Traitement"), soit en cliquant sur la barre d'avancement du dossier d'achats et/ou de la consultation.