QEIDOC - Documents associés

   Cette transaction permet d'associer des documents (sous forme de fichier ou d'URL) à une donnée e-Achats (dossier, consultation, offre, etc.) mais aussi de visualiser les documents ainsi rattachés.
C'est à ce niveau que seront stockés les documents (cahiers des charges, critères d'attribution, etc.) élaborés par l'équipe des acheteurs, destinés aux offreurs.
Les fonctionnalités standard de la gestion des documents sont reprises, agrémentées de plusieurs options spécifiques (héritage, versioning, document visible ou non par les offreurs, etc.).

   Cette transaction est appelable nativement depuis :
     - les classes de dossiers ;
     - les types de consultations ;
     - les classeurs ;
     - les dossiers d'achats ;
     - les consultations et leurs détails ;
     - les offres et leurs détails ;
     - l'espace fournisseurs.

   Cette fonctionnalité nécessite le module de GED.

   En savoir plus : Gestion Electronique de Documents

   Il s'agit d'une zone informative qui permet éventuellement de classer les documents.

   Ce code est une occurrence du paramètre CATQEDOC.

   Fichier à associer.

   Permet d'effectuer une brève description du contenu du fichier associé.

   Il est possible de gérer différentes versions pour un même document associé.
La première association sera la version "1".
Si ce document doit évoluer et être modifié, il sera possible de l'associer de nouveau tout en conservant l'ancienne version. Pour cela, il faut nécessairement utiliser le bouton "Nouvelle version" : un enregistrement identique est créé avec une version augmentée d'un point.
Il suffit alors de sélectionner le document modifié, qui porte le même nom (sinon le système considère qu'il s'agit d'un autre document), et de l'associer.

   Par défaut, seule la dernière version du document est affichée. Pour voir toutes les versions, il suffit de décocher la case "Afficher seulement les dernières versions" et de relancer la recherche : toutes les versions des documents seront alors affichées.

   Comme son nom l'indique, cette case à cocher indique si le document sélectionné doit être visible ou non par les offreurs.
A ce jour cette option est particulièrement importante pour les documents associés à la consultation : tous les documents ayant cette case à cocher activée seront envoyés aux offreurs lors de la publication de la consultation ou leur seront accessibles via l'espace fournisseurs. Les documents ayant cette option décochée ne seront visibles que par les acheteurs, directement dans Cegid XRP Ultimate.

   Entité du document.

   A savoir que, pour la partie e-Achats, huit entités existent et sont associées aux transactions en standard. Il est vivement préconisé de conserver ces entités pour avoir le fonctionnement attendu du produit :
     - QECDO : classes de dossiers d'achats ;
     - QETCS : types de consultations ;
     - QECLR : classeurs ;
     - QEDOS : dossiers d'achats ;
     - QECSL : consultations ;
     - QEDCS : détails de consultations ;
     - QEOFF : offres ;
     - QEDOF : détails d'offres.

   Type de document.

   Ce bloc est accessible seulement si la gestion des documents est ouverte depuis les classes de dossiers ou les types de consultations.

   Selon le paramétrage en place, il est possible d'associer des documents au niveau de la classe de dossiers et/ou du type de consultations dans le but qu'ils redescendent automatiquement au niveau du dossier et/ou de la consultation et/ou du détail de consultation portant cette classe et ce type.
Cette association automatique est effectuée à la création du dossier, de la consultation et du détail.

   Conditions requises :
- pour activer la fonctionnalité, la valeur testée 1 de l'occurrence HERIDOC du paramètre AUTQEA doit valoir "A" ;
- les types de documents utilisés doivent tous être basés.

   Remarques :

   Le type de document destination (dossier/consultation et/ou détail de consultation) sélectionné est celui ayant la case "Type par défaut en création" cochée dans les associations entité-type. Si ce type n'est pas basé, un message d'alerte (non bloquant) indique à l'utilisateur que tous les documents prévus n'ont pas été associés.

   Lors d'un nouveau round de consultation, les documents générés automatiquement ne sont pas repris de la consultation origine, mais générés de nouveau afin de bien reprendre l'intégralité des documents valides à ce jour.

   Cette case doit être cochée si ce document doit être généré automatiquement sur les dossiers portant cette classe.
Cette case n'est pas accessible depuis la gestion des types de consultations.

   Cette case doit être cochée si ce document doit être généré automatiquement sur les consultations de ce type ou associées à un dossier portant cette classe.

   Cette case doit être cochée si ce document doit être généré automatiquement sur les détails de consultations associés à une consultation de ce type ou à un dossier portant cette classe.

   Date de début de validité de la génération automatique du document.

   Date de fin de validité de la génération automatique du document.