Lettre de relance

   Les lettres de relance permettent de faire des éditions paramétrables de type courrier.

   Le paramétrage de ces lettres se fait dans la gestion des lettres types (GLRE) et dans la gestion des lignes de lettres types (GLRL).
L'édition des lettres se fait par le biais de la transaction d'édition des lettres de relance (ELRR).

   Le texte et les variables préalablement définis, sont à paramétrer dans la gestion des lignes de lettre type.

   Dans la lettre saisie grâce à GLRL, pour éditer le contenu d'une zone on utilisera un mot-clé. Exemple :
          $NOREDETS Nom réduit de l'établissement
          $ADRS1ETS Ligne d'adresse 1 de l'établissement

   Chaque mot-clé doit être précédé d'un "$" dans la lettre.

   Ces mots-clés sont des variables de substitution définies comme occurrence du paramètre AUTOELRE.

   - La lettre se décompose en plusieurs étapes :
Chaque étape est elle aussi identifiée par un mot-clé mais celui-ci est préfixé du caractère "!"
Dans l'exemple 1, les numéros :
    - 10 à 280    :   - partie en-tête du document,
                             - partie de l'adresse avant les symboles !PIEC ou !EPI,
                             - partie en-tête de colonne définie par les symboles !RENT ou !RE1, !RE2, !RE3.
    - 290 à 290 :   - partie en-tête de sous-totalisation des pièces échues définie par le symbole !STD.
    - 300 à 320 :   - partie corps du document définie par les symboles !PIEC ou !EPI
    - 330 à 330 :   - partie sous-total des pièces échues définie par les symboles !ST1, !ST2, !ST3.
    - 340 à 400 :   - partie pied du document après les symboles !PIEC ou !EPI

   Les parties "en-tête" seront éditées en début de chaque relance, la partie "corps" pour chaque pièce présente dans la liste à relancer et les parties "pied" en fin de lettre de relance.

   - Pour éditer les informations des pièces, il faudra mettre en début de ligne le symbole "!PIEC". Plusieurs lignes d'édition sur les informations des pièces sont possibles. (dans l'exemple : 3 lignes)

   - Les informations sur le gestionnaire correspondent au gestionnaire, soit de la pièce (peuvent être utilisées en pied de page ou en en-tête uniquement s'il y a une rupture par gestionnaire), soit du tiers (tiers défini en totalisation 1) ou de l'association tiers/établissement (tiers défini en totalisation 1) suivant le PR4 du traitement.

   - Possibilité d'éditer les pièces non échues en plus des pièces échues grâce à l'option dans la soumission de la sélection "Factures non échues".
Cette fonctionnalité est utilisée lorsque la liste est renseignée. Attention : Dans ce cas, il n'est pas possible d'éditer des étapes commençant par un !E avant l'étape !PIEC.

   Dans ce cas, en pied de chaque page éditée, une nouvelle recherche utilisant les critères définis dans le bloc "Période, tiers, compte" et les boutons "Sélection" sera lancée.
Exemple : Si on édite une page par tiers, adresse de tiers, la recherche sera lancée pour les critères + le tiers et son adresse en cours.

   La lettre devra séparer les lignes utilisées pour les pièces échues des lignes utilisées pour les pièces non échues. (le symbole commence par E, ex. : EPIE, ED1, ER1, EF1...)
Dans le cas où cette partie non échue n'est pas demandée, on peut mélanger tous les symboles. Ces symboles permettent alors d'associer d'autres caractéristiques graphiques dans votre maquette d'état.

   - La devise éditée pourra être spécifiée par le type de la lettre (Type de GLRE). (Voir tableau des variables en devise paramétrable).

   L'édition se fait en continu dans le cas où un certain nombre de pièces sont regroupées au sein d'une lettre de relance. (1ère page avec en-tête et page 2 et suivante avec le pied du document).

   Attention, la longueur de la page à éditer est définie dans le nombre de ligne par page de la transaction "OCELRR" dans la gestion GTRB.

   Ainsi, si un fond de page est utilisé avec un pied de document, il faut indiquer dans GTRB ce numéro de ligne - 1.

   De même, si on utilise un fond de page avec un en-tête, le corps du document devra être édité à partir d'une ligne X, par conséquent, il faut créer dans la lettre X ligne vide (blanche).

   Dans le cas d'une édition en continu, l'en-tête de document ne sera pas repris sur la page 2 mais l'en-tête de colonne défini par le mot-clé "!RENT" sera repris.
Le paramètre PRM associé au traitement "OCELRR" (bouton paramètre dans GTRB) permet de décaler le début d'édition de X lignes. Ce saut de X lignes est déterminé par la valeur de ce paramètre PRM.

   - Formatage des numériques pour l'édition :
Les séparateurs sont définis par l'occurrence SEPMIL du paramètre AUTCPT.
Si l'occurrence SEPMIL du paramètre AUTCPT n'existe pas ou n'est pas active : pas de séparateur de milliers, séparateur de décimal = virgule.

   - Le paramétrage du nombre de caractères par ligne est défini à travers la valeur 1 de l'occurrence NBRLRL du paramètre AUTODE.

   - Le paramétrage du nombre de lignes dans les "tableaux" de pièces est défini dans la zone "info" de la lettre (GLRE).

   Il est possible d'envoyer les relances par mail ou par fax pour chaque tiers, adresse de pièce ou de relance. Le paramètre PR1 associé à l'édition définit comment fonctionne l'envoi de mail et/ou fax :
- M : Mail ;
- MF : Mail, si le mail est non défini, envoi d'un fax ;
- F : Fax ;
- FM : Fax, si le fax est non défini, envoi d'un mail.

   L'adresse du mail (ou le numéro de fax) utilisé pour l'envoi est indiqué dans l'adresse de la pièce ou de relance suivant le choix fait à la soumission.

   Dans tous les cas, si on ne peut pas envoyer de mail ou de fax, on imprime la lettre.

   Remarque : L'édition génère un fichier résultat contenant un ou plusieurs document(s) à envoyer. Chaque document commence par un en-tête spécial de la forme :
$$DST:destination:$$PARAMn:VALEURn:$$FINDST fournissant un nom de destination (PRINTER, MAIL, FAX, etc.) et les informations nécessaires pour cette destination (couple PARAMn/VALEURn).

   Paramètres d'un envoi à l'imprimante :
- $$DST : "PRINTER".

   Paramètres d'un envoi par mail :
- $$DST : "EMAIL" ;
- $$ADR : destinataire ;
- $$OBJ et $$MSG : objet et corps du mail selon le paramètre PR2 associé au mnémonique ;
- $$CC : personne en copie du mail selon le paramètre PR3 lié au mnémonique ;
- $$CCI : personne en copie cachée du mail selon le paramètre PR4 lié au mnémonique ;
- $$FRM : émetteur du mail selon le paramètre PR5 lié au mnémonique ;
- $$EXT : préfixe ajouté au nom de la pièce jointe ;
- $$PRG : nom du traitement.

   Paramètres d'un envoi par fax :
- $$DST : "FAX" ;
- $$TEL : numéro du fax ;
- $$PRG : nom du traitement.

   1) Dans le cas d'une utilisation via l'outil SQR :
Pour envoyer ces documents, un exécutable (gtudisp.exe) découpe le fichier résultat global en X documents et appelle un script shell quelconque pour chacun d'eux en ayant au préalable positionné les paramètres sous forme de variables d'environnement. C'est ce shell qui doit envoyer chaque document vers la bonne destination.
On utilise cet outil au travers d'une imprimante , en mettant dans GIMS une ligne de commande de la forme :
/iac_home/exp/gti/bin/gtudisp.exe $FIC $JOB $SPL "/iac_home/local/gtusend.sh $IMP $NBEX"
Attention : Le shell "gtusend" est à définir par vos soins.

   2) Dans le cas d'une utilisation via l'outil QREPORT :
Positionner dans la zone "spooler" de GIMS la commande :
qtools.exe disp $FIC "" -P "lp -d$IMP   -n $NBEX" -I
Cette commande permet de découper le fichier résultat global en X documents. Nativement cet outil est capable d'imprimer et d'envoyer les mails.

   Syntaxe pour information :
com.qualiac.fondation.Gtudisp splgtjob commande [-T] [-I] [-L]
avec :
          -T : activation de la trace dans le fichier gtudisp.log
          -I : gestion interne des destinations MAIL, PRINTER et GTIGED
          -L : enregistrement dans la base de données (GTFIF/GTJCR) des actions réalisées

Les variables de substitution utilisées sont définies comme occurrence du paramètre AUTOELRE.

         Chaque occurrence de 8 caractères doit être précédée d'un "$" dans la lettre.

La terminaison DR permet d'utiliser une seule lettre pour les pièces en devise et les pièces en référence ou reporting. Si la pièce est en devise, les zones devises sont prises en compte, sinon ce seront les zones références ou reporting selon le choix indiqué par le type de la lettre (Voir tableau des Variables en devise paramétrable).

- Les variables de cumul utilisées en pied de document commencent par CUM pour cumul.
   Exemple :
      CUMULMTC correspond à la somme des montants crédit référence de votre page.
      CUMLMCDR correspond à la somme des montants crédit devise si pièces en devise, sinon à la somme des montants crédit référence ou reporting selon le choix spécifié par le type de la lettre.

- Les variables de totalisations utilisées en pied de document commencent par T suivi par l'opération.
      TMDC-MDD correspond au total montant devise crédit   - montant devise débit.

Zones utilisables en corps de lettre (Toujours).

Zones utilisables en en-tête et en pied en fonction des totalisations effectuées.
   Exemple : S'il y a une totalisation par tiers associé, alors les zones correspondant au tiers associé pourront être utilisées en en-tête et en pied de lettre.
   Remarque : Dans le cas d'édition par adresse de relance où le tiers de rattachement est utilisé en totalisation avant un autre tiers (tiers, tiers concerné ou tiers associé), les champs concernant le tiers sont renseignés avec les informations du tiers de rattachement du tiers de la pièce.

Zones utilisables en corps de lettre (Toujours).

Zones utilisables en en-tête et en pied en fonction des totalisations effectuées.
   Exemple : S'il y a une totalisation par tiers associé, alors les zones correspondant au tiers associé pourront être utilisées en en-tête et en pied de lettre.
   Remarque : Dans le cas d'édition par adresse de relance où le tiers de rattachement est utilisé en totalisation avant un autre tiers (tiers, tiers concerné ou tiers associé), les champs concernant le tiers sont renseignés avec les informations du tiers de rattachement du tiers de la pièce.

Zones utilisables en corps de lettre (Toujours).

Zones utilisables en en-tête et en pied en fonction des totalisations effectuées.
   Exemple : S'il y a une totalisation par tiers associé, alors les zones correspondant au tiers associé pourront être utilisées en en-tête et en pied de lettre.
   Remarque : Dans le cas d'édition par adresse de relance où le tiers de rattachement est utilisé en totalisation avant un autre tiers (tiers, tiers concerné ou tiers associé), les champs concernant le tiers sont renseignés avec les informations du tiers de rattachement du tiers de la pièce.

Zones utilisables en corps de lettre (Toujours).

Zones utilisables en en-tête et en pied s'il y a une totalisation par tiers et domiciliation.

Zones utilisables en corps de lettre uniquement.

Ces zones sont liées au gestionnaire :

- de la pièce (Peuvent être utilisées en pied de page ou en en-tête uniquement s'il y a une rupture par gestionnaire)
- du tiers (Tiers défini en totalisation 1)
  ou
- de l'association Tiers/Etablissement (Tiers défini en totalisation 1)

L'origine du gestionnaire utilisé est définie par le paramètre PR4 associé au traitement "OCELRR".

Zones utilisables en corps de lettre uniquement.

Zones utilisables en corps de lettre uniquement.

Zones utilisables en corps de lettre uniquement.

Zones utilisables en pied de lettre ou dans le sous-total (Etapes ST1 à ST3 et SEF) uniquement.

Zones utilisables partout.

Zones utilisables dans les sous-totalisations (Etape STD, ST1 à ST3, SED et SEF) uniquement.

Ce tableau recense les zones concernées par le type de la lettre.

Zones utilisables en corps de lettre uniquement.

A partir de la définition de la lettre, on peut associer des symboles qui permettent d'utiliser des caractéristiques graphiques dans l'édition de la lettre.

A chaque mnémonique qui édite des lettres, une maquette d'état peut être associée (GTRB Edition).

Dans cette maquette, des étapes ont déjà été précisées :
- LIG              : étape sans graphique (gras, italique, souligne, boîte...) utilisée pour lignes de GLRL sans symbole ou ligne avec symbole !RENT.
- PIE              : étape pour l'édition du corps du document, ligne !PIEC dans GLRL.
- STD            : étape pour l'édition de l'en-tête de la sous-totalisation, symbole !STD. Cette étape doit être située juste avant l'étape PIE.
- ST1 à ST3 : 3 étapes pour l'édition de la sous-totalisation, symbole !ST1 à !ST3. Ces étapes doivent être situées juste après l'étape PIE.
- TE1 à TE6 : 6 étapes pour l'édition de l'en-tête, symbole !TE1 à !TE6.
- AD1 à AD3 : 3 étapes pour l'édition de l'adresse dans l'en-tête, !AD1 à !AD3.
- RE1 à RE3 : 3 étapes pour rappel de colonne à partir de la 2ieme page.
- FN1 à FN3 : 3 étapes pour l'édition du pied du document, !FN1 étapes pour séparation entre corps document et partie factures non échues.
- FG1 à FG3 : 3 étapes pour l'édition du pied du document (fin document), !FG1 à utiliser après les lignes ayant les symboles Exx.
- RP1 à RP3 : 3 étapes pour l'édition du report de page dans le document à définir en fin de lettre OBLIGATOIREMENT.

Pour l'édition des factures non échues, on utilise la logique d'une lettre avec en-tête, corps, pied. Les étapes à définir pour cette partie doivent se mettre dans le pied de la lettre, elles sont définies par les symboles commençant par E :
- ED1 à ED3 : 3 étapes pour l'édition en-tête partie factures non échues
- ER1 à ER3 : 3 étapes pour l'édition rappel factures non échues
- EPI             : étape pour l'édition corps factures non échues
- SED            : étape pour l'édition de l'en-tête de la sous-totalisation, symbole !SED. Cette étape doit être située juste avant l'étape EPI.
- SEF            : étape pour l'édition de la sous-totalisation, symbole !SEF. Cette étape doit être située juste après l'étape EPI.
- EF1 à EF3 : 3 étapes pour l'édition pied factures non échues
- EP1 à EP3 : 3 étapes pour l'édition du report du document non échu à définir en fin de lettre non échue OBLIGATOIREMENT.

L'exemple 2 correspond à une lettre avec pièces non échues :

Si la recherche ramène des pièces non échues, les lignes 280 à 350 seront alors éditées. La ligne du symbole EPI est éditée à chaque pièce non échue trouvée.
Par contre, si la recherche ne ramène pas de pièces non échues, le pied du document ignore les lignes 280 à 350.
Les lignes correspondant au report de page (RP2, RP1) sont toujours définies en fin de lettre (peu importe l'ordre !RP2 puis !RP1). Lors d'une édition sur une seule page, ses lignes seront ignorées.

Numéro
de ligne   Texte de la ligne de lettre
--------------------------------------------------------------------------
10
20           $NOMCOETS       $NOMADTIE
30           $ADRS1ETS         $ADRS1TIE
40           $ADRS2ETS         $ADRS2TIE
50           $ADRS3ETS         $ADRS3TIE
60           $COPTTETS $VILLEETS           $COPTTTIE $VILLETIE
70
80                                       Chamalières     le $JOURDATE
90             Messieurs,
100
110          Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu, à la date du relevé,
120          le règlement de nos factures dont nous vous donnons le détail.
130
140          Nous vous rappelons que toutes les factures sont payables à l'échéance,
150          par chèque bancaire, postal ou par virement à notre compte bancaire.
160
170          En conséquence, nous vous prions de nous adresser ce montant, le plus
180          rapidement possible.
190
200          Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments les meilleurs.
210
220                                                      La comptabilité Clients
230
240          Tiers :    $TIEPIECE      $GROUPTIE
250
260
270         !RENT DATE    OPERATION                    DEBIT       CREDIT      SOLDE
280         !RENT ---------------------------------------------------------------
290         !STD Compte : $VLISOUTO
300         !PIEC$DATECPIE $NUMERPIE $NOECHPIE $MTDPIECE $MTCPIECE   $SLDPIECE
310         !PIEC Référence : $PIEEXPIE    Libellé : $LIBPIECE
320         !PIEC
330         !ST1      Total pour le compte : $VLISOUTO     $TSLD-SLC
340                                                             TOTAL                $TSLD-SLC
350
360
370         N'ayant à notre connaissance aucun motif de non paiement, nous vous
380         mettons en demeure de nous faire parvenir pour le $CALCDATE
390         au plus tard, la somme de $TSLD-SLC dont détail ci-dessus.
400

                                  Lettre avec pièces non échues :

Numéro
de ligne   Texte de la ligne de lettre
--------------------------------------------------------------------------
10
20
30
40
50
60
70             !AD1                                         $FRJURTIE $NORADTIE
80             !AD2                                         $ADRS1TIE
90             !AD2                                         $ADRS2TIE
100           !AD2                                         $COPTTTIE$VILLETIE
110           !AD2                                         $LIPAYTIE
120           !AD3
130           !TE2Objet :   ETAT DES CREANCES AU $CALCDATE
140
150           Madame, Monsieur,
160
170           Sauf erreur de notre part, les ou la facture(s) ci-dessous mentionnée(s) n'ont
180           pas fait l'objet d'un règlement :
190
200           !RE1 LIBELLE       REFERENCE      DATE              MONTANT      ECHEANCE     DEVISE
210           !RE2                                              EXIGIBLE
220           !PIEC $LIBPIECE   $PIEEXPIE    $DATECPIE     $LSD-SCDR   $DTECHPIE     $DEVPIECE
230           !FN1 TOTAL DU                                $TSD-SCDR               $RAPDEVPI
240           !FN2
250           !FN3Nous vous remercions de bien vouloir régulariser la situation dès que possible,
260           !FN3ou de nous informer par retour si un litige s'oppose à ces ou cette facture(s).
270           !FN3
280           !ED1Pour votre information, sont aussi présentes dans votre compte client
290           !ED1les factures non échues suivantes :
300           !ED1
310           !ER1
320           !ER2 LIBELLE       REFERENCE      DATE              MONTANT      ECHEANCE     DEVISE
330           !EPI $LIBPIECE   $PIEEXPIE    $DATECPIE     $LSD-SCDR   $DTECHPIE     $DEVPIECE
340           !EF1 TOTAL DU                                $TSD-SCDR              $RAPDEVPI
350           !EF2
360           !FG1Nous restons à votre disposition pour toutes informations complémentaires.
370           !FG1
380
390           !RP2                                                     .../...
400           !RP1
410           !EP2                                                     .../...
420           !EP1

   Il existe 6 lettres modèles livrées par défaut (lorsque ces lettres n'existent pas, vous pouvez les charger à l'aide du traitement dont le mnémonique est UTLLRE).
Lettre d'avis de virement (QUALVR).
Lettre d'avis de virement en devise (QUALVD).
Lettre de première relance (QUALR1).
Lettre de deuxième relance (QUALR2).
Lettre de relances avec pièces non échues (QUALRE).
Lettre de mises en demeure (QUALRM).

   Ces lettres permettent dans un premier temps de se familiariser avec les lettres de relance, et dans un deuxième temps, servent de modèle lors de l'élaboration d'une lettre de relance adaptée à des besoins particuliers. En effet dans GLRE, le bouton Recopie, permet de dupliquer une de ces lettres modèles.

   Pour ces 6 lettres modèles, il existe des maquettes correspondant, permettant d'obtenir du graphique (Cadre, gras, ...).

   ATTENTION : Les maquettes des lettres modèles sont faites pour être utilisées avec le format NORMAL. Si un autre format est utilisé, le cadrage risque de ne pas être correct.

   Voici des exemples de fichiers résultats obtenus avec les 6 lettres modèles :
Extrait de l'édition :
     Virement (Lettre QUALVR)
     Virement en devise (Lettre QUALVD)
     1ère relance (Lettre QUALR1)
     2ième relance (Lettre QUALR2)
     Relances avec pièces non échues (Lettre QUALRE)
     Mises en demeure (Lettre QUALRM)