Afin d'étudier si les propositions commerciales chiffrées des offreurs sont intéressantes par rapport aux anciennes actuellement en place pour un produit, service ou prestation demandé, il peut s'avérer nécessaire de connaître le coût global (ou le prix unitaire moyen s'il s'agit d'un produit) engagé par la société sur l'année précédente (ou toute autre période antérieure) à titre de comparaison.
C'est là le but de ce traitement. La seule condition est qu'il soit possible de trouver des critères permettant d'extraire les factures liées à cet achat sur la période antérieure.
Avant de lancer ce traitement de calcul de la situation antérieure, il faut préalablement renseigner les critères permettant de sélectionner toutes les factures associées à ce produit, service ou prestation. Cela se fait soit avec la gestion des critères de la situation antérieure de la consultation (GECSA) pour avoir le montant global, soit avec la gestion des critères de la situation antérieure des détails de consultation (GECSD) pour avoir un montant plus précis par lot ou un prix unitaire moyen s'il s'agit de nature d'achats.
Si la consultation est lotie et/ou qu'elle possède des natures d'achats, il est possible de préciser d'autres informations dans les détails de consultation (fenêtre "Situation antérieure").
Le traitement effectue des actions distinctes :
- il lit les critères de situation antérieure et sélectionne les factures d'achats en conséquence ;
- il calcule le montant de la situation antérieure en se servant des informations facturées.
Selon le résultat attendu, le niveau de saisie des critères de situation antérieure est différent.
Si l'appel d'offre est constitué :
- d'une consultation seule (pas de lot ni de nature d'achats) : les critères sont nécessairement associés à la consultation via la gestion des critères de situation antérieure de consultation (GECSA : appelable en synchronisation des consultations). Le résultat sera le montant global de la situation antérieure ;
- d'une consultation lotie (pas de nature d'achats) : les critères peuvent être saisis soit au niveau de la consultation (GECSA) si le montant souhaité est global pour tous les lots, soit via la gestion des critères de situation antérieure des détails de consultation (GECSD : appelable en synchronisation des détails de consultation), si c'est le montant par lot qui est souhaité ;
- d'une consultation avec natures d'achats précisées, loties ou non : comme précédemment, les critères peuvent être saisis soit au niveau de la consultation (GECSA) si le montant souhaité est global, soit via GECSD si c'est le prix unitaire moyen pour chaque nature d'achats qui est attendu.
Le traitement sélectionne les factures et cumule les montants facturés si le montant est global. Il divise ce montant par la somme des quantités facturées s'il existe des natures d'achats, pour calculer le prix moyen.
Le résultat est stocké sur la consultation et sur chaque détail de consultation s'il en existe.