La mise à jour d'un article catalogue implique généralement la création d'une nouvelle ligne de données avec des dates de validité différentes.
Cette méthode permet principalement de conserver un historique de l'évolution de l'article, mais avec le temps, la table des articles catalogues (GBART) peut devenir conséquente.
La purge des articles catalogues permet de remédier à ce problème. Néanmoins, c'est un traitement à manier avec précaution : s'il peut effacer des articles dont les dates de validité sont passées depuis bien longtemps, il peut également purger des articles valides à ce jour !
Remarque : L'e-Procurement n'est pas compatible avec la fonctionnalité proposée par le module Archivage.
Soumission (voir aussi : Paramétrage du traitement)
Catalogues
Numéro
Fourchette de sélection sur les catalogues à purger.
Langue
Fourchette de sélection sur la langue des catalogues à purger.
Références
Référence
Fourchette de sélection sur les références fournisseurs des articles catalogues à purger.
Fournisseur
Fourchette de sélection sur les fournisseurs des articles catalogues à purger.
Date
Remarque : si aucune des deux cases ("Fermée à ce jour" et "Valide au" n'est cochée, le traitement ne purgera aucun article catalogue.
Fermée à ce jour
Pour purger tous les articles qui ne sont plus valides à ce jour, c'est-à-dire ceux dont la date de fin de validité est strictement inférieure à la date du jour, cocher la case "Fermée à ce jour".
Remarque : les articles catalogues préparés en avance, mais n'étant pas encore ouverts à ce jour ne sont pas concernés.
Valide au
Pour purger des articles catalogues valides à une date donnée, il faut cocher la case "Valide au" et préciser la date concernée.
Remarque : il est possible de jouer avec les deux cases, pour purger à la fois les articles fermés à ce jour et ceux valides à une date donnée même si, par prudence, il est conseillé de lancer plusieurs fois le traitement dans ce cas.
Uniquement si l'article
Il est également prévu de sélectionner plus précisément les articles catalogues à purger. Pour cela, il est possible de préciser si la sélection concerne seulement les articles catalogues possédant un critère particulier, ou au contraire, tous les articles catalogues ne possédant pas ce critère particulier.
Ces critères peuvent être les suivants :
- un paramètre standard des articles catalogues (type, nature, genre ou rôle) ;
- un article générique ;
- un attribut ;
- une situation.
Il suffit de choisir le critère souhaité accompagné de sa valeur, puis de préciser si l'article catalogue doit ou non posséder cette caractéristique.
Trois conditions peuvent être définies.
Exemple : l'utilisateur souhaite purger tous les articles, sauf ceux qui possèdent l'attribut "A_CONSERVER".
Il doit donc cocher "Ne possède pas", choisir le critère "ATT" pour "Attribut" et mettre "A_CONSERVER" dans la valeur.
Attention : si plusieurs conditions sont précisées, il suffit que l'une d'entre elles soit respectée pour que l'article soit purgé !
Suppression logique du catalogue s'il ne possède plus d'articles
Ce critère permet de supprimer logiquement (état égal à "S") le catalogue traité si ce dernier n'a plus d'article, autrement dit, plus de lien dans les "Associations article-catalogue-regroupement" (GBACR).
De cette façon, il ne sera plus visible dans l'écran "Mes catalogues".
Supprimer les articles des paniers et des listes
Cette case permet de supprimer les articles purgés par le traitement des paniers et des listes seulement si l'article concerné ne possède plus de références ouvertes à ce jour ou prévues dans le futur.
Traitement réel
Cette option donne la possibilité de simuler le traitement afin de vérifier si celui-ci rendra bien les résultats attendus.
Autrement dit, vous lancez le traitement comme pour l'exécuter. Il réalise toutes les actions et génère un compte-rendu, sans mettre à jour la base de données (phase facultative mais conseillée).
Attention, si le traitement a été lancé en simulation, ne pas oublier de le lancer en réel pour effectuer les modifications voulues.
Compte rendu complet
Si cette case n'est pas cochée, le compte rendu affiche seulement les articles en erreur ainsi que les cumuls généraux. Sinon, en plus de ces informations, tous les articles sélectionnés sont affichés.