Les factures papier et au format PDF seront automatiquement capturées via la numérisation des factures ou la réception par courrier électronique.
Vous aurez la possibilité de diviser les lots de factures scannées selon vos besoins.
En ce qui concerne l'interprétation des données, vous bénéficierez de l'expertise de Cegid grâce à la plateforme commune à ses solutions. Cela inclut la lecture automatique des factures, la reconnaissance des caractères, et la création d'un fichier à destination de Cegid XRP Ultimate.
Le module permet d'utiliser la lecture automatique de documents d'une facture à l'aide du composant commun Cegid, qui renvoie un fichier .json détaillant toutes les données d'un document à partir d'une facture au format PDF.
Code : SACLAD
Une clé est à activer pour obtenir les droits d'accès
Présentation détaillée
Le Service de dématérialisation des factures fournisseurs Cegid est un service qui permet :
- le traitement des factures papier et PDF reçues par mail ;
- la relève des factures scannées ;
- la relève boite mail en automatique ;
- le découpage des lots factures scannées ;
- l'extraction et interprétation des données factures ;
- le mapping avec les référentiels Cegid XRP Ultimate ;
- le contrôle et la correction des données factures ;
- la mise en attente et l'envoi de mail au gestionnaire.
Principe de fonctionnement
Les factures peuvent être reçues par courrier électronique ou scannées. Il peut s'agir de factures transmises par le fournisseur au format PDF par courrier électronique à une adresse de messagerie générique dédiée ou de factures scannées et envoyées à une adresse de messagerie générique dédiée.
Le client peut mettre en place plusieurs boîtes mail telles que :
- email "Compta fournisseurs" : pour la réception de factures que le fournisseur envoie par mail au format PDF. Une boîte mail est définie par établissement ;
- email scanner : les factures scannées sont envoyées à l'adresse de messagerie dédiée pour l'établissement.
Relève de la boîte mail CTEML ou du dossier de scan avec le traitement de récupération de lots de documents à facturer (TRLDF) :
Les factures sont ainsi récupérées et insérées en tant que lots de documents. Ces lots sont stockés dans la gestion des lots de documents à facturer (GLDFA) où une action d'un utilisateur est nécessaire pour indiquer comment découper le document.
Découpage du lot de documents à facturer (GKLDFA ou GLDFA) :
Suite au traitement de récupération des lots de documents, les documents se retrouvent dans la gestion des lots de documents à facturer (GKLDFA ou GLDFA).
Les lots de factures sont triés au préalable afin de faire des lots de factures mono, bi, tri-pages etc.
L'utilisateur peut renseigner une valeur dans la zone de découpage (clé de découpage). Il peut également faire un découpage personnalisé : saisir les numéros de page à découper, séparés par un ";".
Création des premières données de la facture dans la gestion des factures achats à intégrer : données brutes (GKTFBA ou GTFBA).
Envoi vers OCR avec le traitement de découpage de lots de documents à facturer (TDLDF) :
Pour chaque découpage de document, une facture d'achats à intégrer est créée et le document découpé lui est lié. Ce découpage déclenche le traitement de la facture par les composants communs Cegid. Une fois la facture traitée, une notification est envoyée par les composants communs vers Cegid XRP Ultimate.
Au moment de cette notification, le fichier résultat, composé des données extraites de la facture, est lu et traité par un traitement qui permet d'alimenter la facture d'achats à intégrer.
Récupération des données suite aux traitements des données (TLADA).
Intégration des données avec le traitement d'alimentation de factures d'achats à intégrer (TLFBA).
Mise à jour, avec transcodification des données de la facture, dans la gestion des factures achats à intégrer : données brutes (GKTFBA ou GTFBA).
Possibilité de "Mise en attente".
Envoi de mail GKTUMEL.
Création de la facture dans GFAA.