Document de release de la version I3

   Ce document présente les évolutions survenues sur l'application Cegid XRP Ultimate e-Achats en I3.

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   Aucune modification de paramétrage n'est nécessaire pour que le fonctionnement soit comme avant le passage de la release.

   La première chose à faire pour activer cette fonctionnalité est de mettre en place le paramétrage nécessaire :
    - créer l'utilisateur-fournisseur modèle (GUSI et tables annexes) ;
    - créer la règle de génération d'un utilisateur (GTGUS).

   C'est au niveau de ce dernier écran que l'on référence la règle à utiliser pour générer un utilisateur-fournisseur depuis le formulaire de référencement (GFDRA).
Le fonctionnement de cette génération est proche de celui de la duplication d'un utilisateur (DUSR) (une bonne partie des 2 programmes est d'ailleurs commune).
Le principe est de partir d'un utilisateur modèle dont certaines caractéristiques seront conservées et d'autres modifiées selon les options sélectionnées au niveau de la règle.

   L'idée est de référencer une règle générique de création d'un utilisateur-fournisseur qui répondra à la majorité des cas. Cette règle sera dupliquée dans chaque fiche de demande de référencement lors de leur création : de ce fait, si cela s'avère nécessaire, il sera tout à fait possible de modifier ponctuellement une ou plusieurs de ses caractéristiques pour l'adapter à l'utilisateur en cours de traitement, ce, directement au niveau du formulaire de référencement.

   Une fois l'utilisateur modèle et la règle de génération prête, le formulaire de référencement HTML peut être mis en ligne.

   Les demandes de référencement en attente seront alors traitées au niveau du formulaire de référencement de l'espace fournisseur (GFDRA).
A ce niveau sont stockées toutes les informations société et personnelles saisies par le contact sur le formulaire d'inscription mais aussi l'intégralité des informations de la règle de génération. De cette façon, comme dit auparavant, une exception ponctuelle, seulement pour ce contact pourra être facilement gérée.

   Société référencée ou pas ?
Lors de son inscription, le contact doit nécessairement fournir au moins ou le SIRET, ou le code de TVA intracommunautaire ou le code DUNS de sa société.
Avec cette ou ces informations, le système va rechercher au niveau des adresses (GTIA), des tiers (GTIE) et des prospects (GOPP) s'il trouve des correspondances.

   Si au moins une correspondance est trouvée, une pop-up indique la ou les adresses correspondantes ainsi que la clé de correspondance (SIRET et/ou TVA intracommunautaire et/ou numéro DUNS). L'acheteur sélectionne alors l'adresse relative à la demande du contact.
Lorsque le process de contrôle et de validation touche à sa fin et que la demande est acceptée, l'acheteur n'a plus qu'à appuyer sur le bouton "Création de l'utilisateur" pour lancer la génération finale, qui va effectuer les actions suivantes :
     - création d'un utilisateur et de ses tables annexes ;
     - création d'un gestionnaire et de ses associations avec les établissements fonctionnels ;
     - création d'un contact externe et de ses associations avec les établissements fonctionnels ;
     - association du contact externe créé avec l'offreur sélectionnée :
          . si cette adresse est celle d'un tiers, le système associe le contact crée ci-dessus avec tous les fournisseurs référençant cette adresse en tant qu'adresse de facturation et définis sur les établissements fonctionnels ;
          . si cette adresse est un prospect, association du contact externe créé ci-dessus avec ce prospect achats.

   Si aucune correspondance n'est trouvée (en considérant que les données de la base sont correctes) c'est qu'il s'agit d'un nouvel offreur.
La création de l'utilisateur gère ce cas en générant automatiquement un offreur (GOPP) à l'aide des informations "société" saisies par le contact. Dans ce cas-là, lorsque le process de contrôle et de validation touche à sa fin et que l'acheteur appuie sur le bouton "Création de l'utilisateur" pour lancer la génération finale, les actions suivantes sont effectuées :
     - création d'un utilisateur et de ses tables annexes ;
     - création d'un gestionnaire et de ses associations avec les établissements fonctionnels ;
     - création d'un contact externe et de ses associations avec les établissements fonctionnels ;
     - création d'un prospect achats ;
     - association du contact externe créé ci-dessus avec ce prospect achats.

   Remarque : l'occurrence "CREUSREF" du paramètre "AUTACHAT" peut permettre de bloquer cette génération de prospect à la volée en imposant d'associer un offreur pour que la génération puisse s'effectuer.
En standard, la génération du prospect est autorisée.

   A partir de ce moment, le contact externe peut se connecter à son espace fournisseur en utilisant son e-mail et le mot de passe qu'il a fourni le jour de son inscription.

   Pour aller plus loin :
     - il est possible de mettre en place les tâches collaboratives sur l'insertion et la modification du formulaire de référencement (GFDRA) : la formule "Ajout d'un utilisateur au formulaire de référencement" (QP00000087) ainsi sa règle associée (QPGTFDR0001) sont livrées en standard ;
     - 2 WIMs modèles ont été écris pour accompagner cette fonctionnalité :
          . QLC_SAC_CONFIRM_REFERENCEMENT : cette requête est prévue pour tourner une fois par jour et sélectionne toutes les demandes de référencement créées (statut 'C') ce jour et confirme au contact que sa demande à bien été prise en compte ;
          . QLC_SAC_CONFIRM_ACTIVATION : cette requête est prévue pour tourner une fois par jour et sélectionne toutes les demandes de référencement terminées (statut 'T') ce jour et indique au contact que son compte est activé.

GTGUS - Règles de génération d'un utilisateur (Transaction GTIGUS)
GTFDR - Formulaire de référencement (Transaction GTIFDR)
GFDRA - Formulaire de référencement (Espace fournisseurs) (Transaction SAIFDR)

   L'héritage des documents existait déjà depuis la version I2 mais seulement pour les documents stockés en base. Les documents centralisés n'étaient pas pris en compte.
Dorénavant les 2 types de documents sont gérés et les documents peuvent même passer d'un type à l'autre lors de l'héritage.

   La notion d'héritage de documents permet d'associer automatiquement des documents au niveau du dossier d'achats, de la consultation ou des détails de la consultation.
Les documents à faire suivre doivent être préalablement associés aux classes de dossiers et/ou aux types de consultations avec la notion d'association automatique renseignée.

   Il existe 2 méthodes pour mettre en place cet héritage :
     - si tous les documents concernant les e-Achats sont stockés en base, l'héritage peut se faire de façon interactive, dès la création du dossier d'achats. Pour cela la valeur testée 1 de l'occurrence HERIDOC du paramètre AUTQEA doit valoir "A" ;
     - sinon il faut ajouter le traitement par étapes d'héritage des documents dans le workflow du type de consultations : vous retrouverez alors les documents au niveau de votre dossier après passage de ce traitement. Pour cela la valeur testée 1 de l'occurrence HERIDOC du paramètre AUTQEA doit valoir "I" (valeur livrée en standard).

   Pour plus de détails, merci de vous référer à la documentation en ligne.

TEHDO - Héritage documents (Transaction QETHDO)

   Paramètre AUTQEA, occurrence HERIDOC :
     - si tous les documents concernant les e-Achats sont stockés en base, l'héritage peut se faire de façon interactive, dès la création du dossier. Pour cela la valeur testée 1 de cette occurrence doit valoir "A" ;
     - si tous les documents concernant les e-Achats ne sont pas basés, il faut alors ajouter le traitement par étapes d'héritage des documents dans le workflow du type de consultations : vous retrouverez alors les documents au niveau de votre dossier après passage de ce traitement. Pour cela la valeur testée 1 de cette occurrence doit valoir "I" (valeur livrée en standard).

   La partie "fiche fournisseur" de l'espace fournisseurs a été révisée, à la fois au niveau du l'esthétique et au niveau fonctionnel.
Auparavant les écrans "Identité", "Adresses" et "Domiciliations" étaient seulement gérés en lecture seule. Dorénavant, il est possible de modifier certaines informations mais également d'ajouter une nouvelle domiciliation bancaire.

   Prérequis : posséder le module "Sécurisation des tiers, connecteur SIRENE" (OEITTI)

   Cette fonctionnalité s'appuie sur le module "Sécurisation des tiers, connecteur SIRENE" (OEITTI). Si ce dernier n'est pas présent, la possibilité de modifier ou d'ajouter des informations ne sera pas activée.

   Lorsque que le contact externe modifiera ou ajoutera des données, celles-ci seront stockées dans les pré-sas des tiers : les données d'exploitations présentes dans les tables des tiers, adresses et domiciliations ne seront bien évidement pas impactées.
Le fait de passer par le pré-sas des tiers va permettre à l'équipe concernée de comparer les nouvelles données par rapport aux anciennes, de contrôler leur validité pour ensuite les valider ou non.
C'est seulement lors de cette validation qu'elles seront transférées dans les tables d'exploitations des tiers, adresses et domiciliations.

   Au niveau de l'espace fournisseurs, le contact externe verra toujours les informations stockées dans les tables d'exploitations, néanmoins, il saura grâce à un indicateur visuel, que des modifications y ont été apportées et que ces dernières sont en attente de validation. Même dans cette situation, il pourra aller relire et éventuellement modifier de nouveaux ces informations en cours de validation.

   En standard les données modifiables sont :
     - pour l'écran "Identité" :
          . la raison sociale (tiers) ;
          . la TVA intracommunautaire (tiers) ;
          . le code DUNS (compléments de tiers) ;
          . la devise (tiers) ;
          . l'adresse internet du site officiel (URL 1 des compléments de tiers) ;
          . l'adresse internet des réseaux sociaux Facebook, LinkedIn et Twitter (compléments de tiers) ;
         . possibilité au contact de laisser un commentaire sur 1000 caractères (description des compléments de tiers).
     - Pour les adresses :
          . le nom complet (adresse) ;
          . les lignes 1, 2 et 3 (adresse) ;
          . le code postal (adresse) ;
          . la ville (adresse) ;
          . Le département (adresse) ;
          . le pays (adresse) ;
         . possibilité au contact de laisser un commentaire sur 1000 caractères (description des compléments d'adresses).
     - Pour les domiciliations bancaires :
          . nom de la banque ;
          . destination de la domiciliation (principale, secondaire, ...) ;
          . RIB ;
          . code IBAN ;
          . code BIC ;
          . possibilité au contact de laisser un commentaire sur 250 caractères (informations complémentaires de la domiciliation).

   Il est également possible d'ajouter une ou plusieurs nouvelles domiciliations bancaires.

   Bien que seules ces zones soient modifiables en standard, toutes les informations des tiers, compléments de tiers, adresses, compléments d'adresses et domiciliations bancaires sont gérées.
Il suffit de les faire apparaitre en personnalisant l'écran concerné.

GKTIEP - Identité (Transaction OEPTIE)
SAITTIT - Identité (Transaction SAITTIT)
GTIAP - Adresses (Transaction OEPTIA)
SAITTIA - Adresses (Transaction SAITTIA)
GTIDPF - Domiciliations bancaires (Transaction OEPTID)
SAITTO - Domiciliations (Transaction SAITTO)